Vier procespatronen die het onderzoeken waard zijn
Inkomende mail
Herkennen waar de vraag over gaat, gegevens ophalen en een voorstel voor routering maken.
Documentcontrole
Vaste velden uitlezen, volledigheid controleren en ontbrekende stukken markeren.
Dossieropbouw
Informatie uit meerdere bronnen bij elkaar zetten en een controlelijst voorbereiden.
Conceptantwoord
Een antwoord klaarzetten vanuit bekende informatie en vaste regels. Een medewerker verstuurt.
De vijf voorwaarden
- Het werk komt terug en is per geval herkenbaar.
- De input is digitaal beschikbaar.
- Een proceseigenaar kan goede en foute uitkomsten onderscheiden.
- Uitzonderingen kunnen naar een mens.
- De beginsituatie is meetbaar.
Wanneer ik geen workflow bouw
Een lage frequentie, rommelige brongegevens of een proces dat alleen in iemands hoofd bestaat kunnen de bouw onrendabel of oncontroleerbaar maken. Ook bouw ik geen route waarin AI zelfstandig toezegt, boekt of beslist.
Zelf bouwen, een kant-en-klaar pakket of maatwerk
Niet elk proces heeft maatwerk nodig. Als een functie in je bestaande pakket de volledige procesroute dekt, voorkomt dat extra maatwerk. Onderzoek dit eerst, voordat je een gesprek aanvraagt:
- Je gebruikt al Copilot, Zapier, Make of n8n. Toets eerst of die oplossing ook meerdere systemen, uitzonderingen en een zichtbare controlestap aankan. Als dat lukt en je team de route kan onderhouden, is aanvullend maatwerk niet nodig.
- Je pakket, bijvoorbeeld Exact of AFAS, heeft er al een AI-functie voor. Gebruik die functie. Ik bouw nooit wat het pakket zelf al goed doet.
- Iemand in je team kan dit zelf bouwen. Dan kan externe bouw achterwege blijven, mits die persoon de route ook kan testen, documenteren en onderhouden. Maatwerk is pas het onderzoeken waard wanneer meerdere bronnen, uitzonderingen en een controlepunt samen één proces moeten vormen.
Een maatwerkvoorstel bevat daarom een nulmeting vooraf, een afgebakende workflow voor de afgesproken systemen en uitzonderingen, een zichtbare menselijke goedkeuringsstap en een eindmeting volgens dezelfde methode.
Waarom juist deze processen
Omdat ze alle vier hetzelfde patroon hebben: herhaling, digitale input en een medewerker die kan uitleggen wanneer de uitkomst klopt. Precies het patroon waarop de workflow bij een van de grootste banken van Nederland draait; lees hoe dat werkt. Het eerste patroon hierboven, inkomende mail, laat de inboxdemonstratie zien.
Geen sectorpagina zonder sectorbewijs
De methode richt zich op het Nederlandse mkb. Acquisitie kan per sector lopen, maar de site maakt pas een aparte sectorpagina als gesprekken aantonen dat probleem, taal en aanbod daar werkelijk anders zijn.